Het NIE-nummer: wat is het, waarom hebt u het nodig en hoe moet u het aanvragen?

Als toerist op uw lui gat gaan zitten op een strand in Spanje, dat kan u dankzij de Europese Unie gelukkig zonder papieren, stempels of visa. Maar van zodra u er iets officieels wilt klaarspelen, zoals een woonst kopen onder de mediterrane zon, hebt u een NIE-nummer nodig.

Voor de meeste Vlamingen met Spaanse dromen, betekent het NIE-nummer de eerste ontmoeting met de lokale bureaucratie. Maar geen paniek, met deze gids loodsen we u probleemloos langs die eerste horde.

Wat is een NIE-nummer?

NIE is de afkorting van Número de Identidad de Extranjero. In ‘t Vlaams: een identificatienummer voor buitenlanders in Spanje. Deze unieke combinatie van cijfers en letters hebt u nodig voor... tja, voor zowat alles eigenlijk. U bewijst ermee dat u officieel en volgens de boekjes in het land verblijft, al vervangt het uw Belgische identiteitskaart niet. Die blijft u nodig hebben.

Waarom heb ik een NIE-nummer nodig?

Als buitenlander hebt u in Spanje een NIE-nummer nodig voor eender welke officiële procedure - hetgeen de Spanjaarden trámite noemen - waarbij u uw identiteit moet kunnen bewijzen. Wil u in Spanje een auto kopen, uw gas laten aansluiten of werken, dan zal u uw NIE-nummer moeten opgeven. Zelfs een gsm-abonnement of een internetverbinding kan u niet afsluiten zonder.

Nog enkele gevallen waarvoor u het nummer behoeft:

• Een woonst kopen, verkopen of verzekeren
• Eender welk aankoop doen boven 3000 euro
• Een bankrekening openen
• Een hypotheeklening aanvragen
• Nutsvoorzieningen aansluiten
• Studeren aan de universiteit
• Een bedrijf oprichten
• Zich inschrijven in het bevolkingsregister van de lokale gemeente
• Belastingen betalen
• Zich registeren voor de sociale zekerheid
• Een rijbewijs vernieuwen
• Stage lopen
• In- en uitademen

Van dat laatste zijn we niet helemaal zeker, maar het moge duidelijk zijn dat een NIE-nummer onmisbaar is voor eender wie serieuze plannen heeft in Spanje.

Zeker wie een tweede woonst wil kopen in Spanje, kan hier niet rond. Meer zelfs: u moet al in het bezit zijn van een NIE-nummer op het moment dat u de aankoopakte ondertekent bij de notaris. U zorgt er dus best voor dat u op tijd uw aanvraag in gang steekt.

Wat ons bij het volgende puntje brengt:

Hoe moet ik een NIE-nummer aanvragen?

Vooreerst: laat u vooral niet afschrikken door de procedures die u moet doorlopen om een NIE-nummer te bemachtigen. Ja, de Spaanse bureaucratie is soms om een oogbal van uit te huilen. Anders hadden we geen blogpost geschreven met tips om die mallemolen te overwinnen. Maar als u de volgende instructies nauwgezet opvolgt, houdt u binnenkort het verlossende papiertje in uw handen. Er zijn vier manieren om een NIE-nummer aan te vragen. In de praktijk zijn de twee eerste de meest courante.

Optie 1: bij de politie in Spanje

We spreken met twee woorden, maar een afspraak in het lokale politiekantoor is wellicht de eenvoudigste en meest aangewezen manier om aan uw NIE-nummer te geraken. Vaak ook de snelste, zeker voor Vlamingen die een huis kopen en sowieso al tijd in Spanje gaan doorbrengen. Zij vervolmaken de procedure vaak tussen het ondertekenen van het reservatiecontract en de compromis, tijdens de periode waarin een advocaat de juridische controles op de woning uitvoert.

Hoe gaat het in zijn werk?

1/ Maak een afspraak op het lokale politiekantoor

Dat kan via deze website, die helaas enkel in het Spaans bestaat. Voor het geval u die taal (nog) niet beheerst, gidsen wij u erdoor.

1. Onder provincias disponibles selecteert u uw provincie. Klik op aceptar.
2. Onder trámites disponibles para la provincia seleccionada kiest u voor policia - asignacion de NIE. Kies andermaal aceptar.
3. De volgende pagina somt de documenten op die u dient mee te nemen naar het kantoor. Waarover zo dadelijk meer. Klik entrar.
4. Vink pasaporte aan en vul uw paspoortnummer in. Opgelet: zonder streepjes en spaties, of uw afspraak wordt mogelijk geannuleerd. Bij nombre y apellidos noteert u uw voor- en achternaam zoals vermeld op uw paspoort. Doe dit zorgvuldig. Het maakt niet uit dat iedereen u Erik noemt, u vult Jozef in als die naam op uw paspoort staat. Bij año de nacimiento en pais de nacionalidad komen respectievelijk uw geboortejaar en uw nationaliteit. Vink aan dat u geen robot bent en klik aceptar.
5. Om een afspraak te maken klikt u op de volgende pagina op solicitar cita. Daarna kan u het dichtstbijzijnde kantoor selecteren. Klik op siguiente.
6. Daarna vult u telefoonnummer en e-mailadres in. Onder reden van afspraak kiest u solicitud NIE. Klik op siguiente.
7. Met wat geluk krijgt u nu een lijst van mogelijke data. Kies degene die u past en klik op siguiente. Wanneer er geen afspraken beschikbaar zijn (no hay suficientes citas disponibles), probeert u best later opnieuw.
8. Bevestig de informatie door estoy conforme con la información mostrada en pantalla aan te vinken en zet ook een vinkje naast het verzoek om een e-mailbevestiging van uw afspraak (deseo recibir un correo electrónico con los datos de mi cita). Klik confirmar.
9. De laatste pagina bevestigt uw afspraak. Voor de veiligheid drukt u die pagina best af. Soms komt de bevestigingsmail namelijk niet door.

Veelgestelde vraag: waarom krijg ik geen afspraak bemachtigd?

Het hangt wat af van de regio, maar soms lijkt het moeilijker om een afspraak te maken op een Spaans politiekantoor dan om een audiëntie te scoren bij de paus. Soms duurt het zelfs een maand of twee, al lukt het meestal al sneller. Blijven proberen is de boodschap.

Pro-tip: probeer aan te melden op de website om acht uur ‘s ochtends op maandag. Op dat moment worden de nieuwe afspraken ingepland. Een andere optie is om een politiekantoor te kiezen dat een beetje verder weg ligt van de toeristische centra.

2/ Ga naar de bank

Eerst dient u formulier modelo 790 código 12 in te vullen. Noteer uw persoonlijke gegevens en vink asignación de número de identidad de extranjero (NIE) a instancia del interesado aan. Onderaan duidt u aan dat u cash (en efectivo) wil betalen. Druk het formulier af in A4. Dat laatste is belangrijker dan het lijkt. Onderteken en ga ermee naar eender welke bank. Daar betaalt u 9,64 euro en krijgt u in ruil een betalingsbewijs. Hou dat goed bij, want u heeft het nodig tijdens de volgende stap.

3/ Ga naar uw afspraak in het politiekantoor

Zorg voor dat u vertrekt dat u alle benodigde documenten hebt:

• Document EX-15 (Solicitud de NIE y Extranjeros). In tweevoud afgedrukt en ingevuld. Hier vindt u een ingevuld voorbeeld.
• Het betalingsbewijs uit stap 2.
• Een origineel geldig identiteitsbewijs en een kopie daarvan (recto/verso).
• Pasfoto’s in kleur.
• Reden voor de aanvraag. In uw geval wellicht een voorlopig aankoopcontract.
• Afgedrukte bevestiging van de afspraak. Kwestie van de ambtenaren geen reden te geven u onverrichter zake terug naar huis te sturen.

Meld u voor de zekerheid goed op tijd aan bij de immigratiedienst van het politiekantoor. De kans is groter dat u zal moeten wachten, maar u maakt het risico om uw afspraak mis te lopen best zo klein mogelijk.

De afspraak duurt meestal niet lang. Soms staat u na een paar minuten al weer buiten met uw NIE-nummer. Al hangt dat wel van kantoor tot kantoor af. Sommige bureaus verzamelen ‘s ochtends de aanvragen, om die pas later te verwerken. In dat geval krijgt u een ontvangstbewijs (resguerdo) en dient u op een ander moment terug te komen.

Optie 2: bij het Spaans Consulaat in Brussel

Koopt u een tweede woonst in Spanje, dan kan u ook in België een NIE-nummer bemachtigen. Deze optie is niet van toepassing als u van plan bent om te verhuizen, of als u bijvoorbeeld in Spanje gaat werken. In die gevallen moet u sowieso ginder naar een politiekantoor. Maar wie zijn Spaanse aanwinst enkel wil gebruiken om op vakantie te gaan, die kan wel in België geholpen worden.

Maak op tijd telefonisch een afspraak bij het Spaans Consulaat in Brussel. Opgelet: dat is notoir moeilijk en de wachttijden zijn lang, tot twee à drie maanden.

Gegevens het van het Spaans Consulaat-Generaal in Brussel:

• adres: Hertogstraat 85-87, 1000 Brussel (bij het Warandepark)
• telefoonnummer: 02 509 87 70
• kantooruren: maandag tot donderdag, 9 tot 17 uur, vrijdag 9 tot 14u30

Deze documenten hebt u nodig:

• Document EX-15 (in drievoud). Vul bij stap 1 en 3 uw thuisadres in België in.
• Formulier modelo 790 código 12. Alweer met adres in België.
• Een origineel geldig identiteitsbewijs en een kopie daarvan (recto/verso).
• Pasfoto’s in kleur.

Ter plaatste dient u 9,64 euro te betalen voor uw NIE-nummer en 7,17 euro voor een bewijs van niet-residentie. Dit kan enkel in cash. Na uw afspraak stuurt het consulaat de aanvraag op naar het Commissariaat-Generaal van de Vreemdelingenpolitie in Madrid. Normaal krijgt u daarna binnen twee weken uw NIE-nummer via e-mail.

Optie 3: via een volmacht in Spanje

Na de ondertekening van het reservatiecontract kan u de Spaanse notaris verzoeken om een volmacht (poder) te geven aan een advocaat ter plaatse. Naast de volmacht heeft die ook een notariële kopie van uw paspoort nodig. Vaak krijgt die advocaat ineens ook een volmacht om de transactie volledig af te handelen. Dit bespaart u een nieuwe trip naar Spanje, al staat er uiteraard een kostprijs tegenover.

Optie 4: via een volmacht in België

Dit is een erg ongebruikelijke constructie, die enkel gebezigd wordt in uitzonderlijke situaties. Omdat er twee notarissen bij betrokken zijn, eentje in België en eentje in Spanje, is dit ook de duurste optie van de vier.

Veel succes!